Les logiciels d’aide à la gestion de caisse

La caisse est délicate. Lorsque l’on regarde un caissier manipuler cet appareil, on a cette impression de facilité et de simplicité. Mais ce n’est qu’une impression. Derrière celle-ci se dissimule un domaine complexe où la précision et la justesse ne doivent pas faire défaut. Il faut dire que la caisse, c’est le cœur de l’entreprise : sans caisse, une entreprise ne peut acquérir une trésorerie suffisante pour fonctionner. Les erreurs doivent donc être évitées. Et, avec ce constat, on comprend pourquoi la caisse occupe une place à part dans le plan comptable et la comptabilité d’une entreprise. Comment gérer efficacement sa caisse ? En s’aidant d’un logiciel !

Adopter un logiciel pour faciliter la gestion de la caisse

Les logiciels de gestion de caisse certifiés rendent moins fastidieux tout le travail comptable autour de la caisse. Car, détrompez-vous, la tenue de la caisse ce n’est pas seulement le total à payer par un client. Ce n’est pas seulement ouvrir la caisse et y déposer les billets que l’on vient de recevoir suite à une vente. Ce n’est pas seulement faire le total des encaissements en fin de journée. La caisse est soumise à des obligations comptables comme la tenue d’un livre de caisse ou d’un agenda de caisse, l’établissement journalier du détail des recettes. L’utilisation d’un logiciel facilite le respect de ces obligations en plus de réduire les risques d’erreur.
En outre, la caisse ne concerne pas uniquement les billets de banque. Vous avez également des paiements par chèque et par carte. C’est sans compter les difficultés liées au calcul de la TVA, celles en rapport avec les promotions et les remises. Il y a aussi les décaissements, généralement imprévus (un achat inattendu, mais capital), qui viennent davantage complexifier la gestion de la caisse. Pour que la gestion et la tenue de la caisse ne deviennent pas un casse-tête, la solution la plus judicieuse est d’investir dans un logiciel. Ce dernier vous fera considérablement gagner du temps. Autre difficulté lors de la gestion de la caisse, la comparaison entre le solde théorique et le solde réel. Lorsque les deux soldes ne sont pas identiques, on perd énormément de temps à tout revérifier. Le logiciel, lui, fera le contrôle automatiquement et identifiera d’où vient l’écart.

Le choix du logiciel

Choisissez le logiciel en fonction de vos besoins et de votre secteur d’activité. Assurez-vous que le logiciel possède un système anti-fraude comme l’exige la loi. Prenez la version la plus récente du logiciel et veillez à ce que l’éditeur fasse des mises à jour régulières. Par ailleurs, l’idéal est d’avoir un logiciel paramétrable afin que vous puissiez l’adapter aux évolutions de votre activité. S’il s’agit d’un logiciel sur mesure, c’est encore mieux. Naturellement, le logiciel doit pouvoir travailler avec les autres logiciels et autres outils que vous utilisez dans le cadre de votre activité. Enfin, il y a le prix du logiciel ! Demandez-vous quels sont les services dont vous bénéficierez en payant ce prix (formation, entretien et maintenance, installation… etc.).